Tema
Repositorio Digital
El módulo de Documentos proporciona un sistema centralizado de gestión de archivos con versionado, plantillas de carpetas, referencias cruzadas y control de acceso.
Estructura de Carpetas
Los documentos se organizan en una estructura jerárquica de carpetas asociada a cada proyecto:
Proyecto ABC/
├── 01 - Planificación/
│ ├── Acta de constitución.pdf
│ └── Plan de proyecto.docx
├── 02 - Diseño/
│ ├── Especificaciones.xlsx
│ └── Diagramas/
├── 03 - Ejecución/
└── 04 - Cierre/Cada proyecto tiene una carpeta raíz asociada automáticamente al crearse.
Subir Documentos
- Navegue a la carpeta de destino
- Haga clic en Subir o arrastre archivos al área designada
- El sistema acepta múltiples archivos simultáneamente
Versionado
Cada documento mantiene un historial de versiones:
- Al subir una nueva versión, la anterior se conserva
- Puede descargar o restaurar cualquier versión previa
- Se registra quién subió cada versión y cuándo
Plantillas de Carpetas
Las plantillas de carpetas permiten crear estructuras predefinidas de directorios que se aplican al iniciar un proyecto:
- El administrador define la plantilla (ej: "Proyecto PMBOK" con carpetas por fase y área de conocimiento)
- Al crear un proyecto, se selecciona la plantilla
- La estructura de carpetas se crea automáticamente
Buena Práctica
Configure plantillas de carpetas alineadas con el estándar PMBOK para asegurar que cada proyecto tenga la estructura documental correcta.
Referencias de Archivos
Los archivos pueden ser referenciados desde otros módulos del sistema:
- Tareas pueden tener documentos adjuntos vinculados al repositorio
- Tickets de soporte pueden referenciar archivos
- Los archivos referenciados no se duplican, se vinculan al original
Permisos
Los permisos se configuran por carpeta y se heredan a subcarpetas:
| Permiso | Acción |
|---|---|
| Lectura | Ver y descargar archivos |
| Escritura | Subir y modificar archivos |
| Administrar | Gestionar permisos y eliminar |
Integración con Proyectos
Cada proyecto en ZeroSuite se conecta automáticamente con el repositorio:
- Se crea una carpeta raíz por proyecto
- Los miembros del proyecto acceden según sus permisos
- Las plantillas de carpetas se aplican al inicio del proyecto
Búsqueda
El repositorio permite buscar documentos por:
- Nombre del archivo
- Fecha de creación/modificación
- Autor